ANNONS

Joanna Karabay är enhetschef och har ansvar för det e-arkiv som ska byggas upp i Säter och som ska betjäna samtliga kommuner i Dalarna.
Foto: Mikael Eriksson

Säter spindeln i nätet för Dalarnas e-arkiv

SÄTER. Säter kommun håller i trådarna när Dalarnas kommuner ska enas i ett e-arkiv. Från årsskiftet ska e-arkivet vara i gång och fyllas med digital information.

I takt med att kommunerna får en ökad mängd med digital information att hantera så ökar även kraven att kunna lagra och bevara informationen på ett för framtiden säkert sätt. En sak som bidrar till en ökad digital mängd är den satsning kommuner gör på olika former av e-tjänster.

Att skapa ett digitalt e-arkiv är dock förenat med stora kostnader. Genom samarbete så går det att sänka kostnaderna.
Därför har Dalarnas 15 kommuner tecknat ett samverkansavtal om att skapa ett gemensamt e-arkiv. Tre kommuner, Älvdalen, Falun och Säter, anmälde sitt intresse att stå värd för e-arkivet. Till slut blev det Säter som drog det längsta strået och som kommer att stå värd för samtliga 15 dalakommuners e-arkiv.
– Det går att hitta vinster i att samverka, säger Joanna Karabay som fått axla rollen som enhetschef.
Budgeten för e-arkivet är på totalt fem miljoner kronor, där kostnaderna procentuellt har fördelats på de olika kommunerna.

Joanna Karabay säger att den administrativa delen kommer att finnas i Säter medan den fysiska delen i form av olika serverar kommer att finnas i Borlänge kommuns regi.
Just nu pågår ett arbete med att bygga upp den avdelning som ska serva övriga kommuner med tjänsten. För de olika kommunerna handlar det om att utarbeta policyn och riktlinjer. Joanna Karabay har varit en av tre projektledare som besökt kommunerna för att informera om e-arkivet. Framöver kommer personalen vid den centrala förvaltningen att hålla utbildningar för kommunernas personal.

Tanken med e-arkivet är att respektive kommun ska göra ett urval och leverera in det som behöver datalagras. E-arkivet kommer att bli ett komplement till de fysiska pappersarkiv som kommer att finnas kvar i respektive kommun. E-arkivet utgör också en del av det digitaliseringsarbete som pågår i Dalarna.

Joanna Karabay säger att det ur en demokratisk synvinkel är viktigt att få ett väl fungerande arkiv. Ett väl fungerande e-arkiv kommer att korta ned söktiderna efter olika handlingar och på så vis underlätta dels för kommunernas egen personal och dels för de externa personer som söker efter olika handlingar.

Redan i slutet av december ska e-arkivet så smått vara i gång för att efter årsskiftet öka takten. När det är fullt utbyggt är planen att fem personer kommer att vara knutna till olika tjänster vid e-arkivet.

Publicerat i Annonsbladet vecka 50 2018.

Dela på facebook
Facebook

ANNONS

Reporter

ANNONS

ANNONS